Написание хороших писем (Sergey Matveev’s homepage)

Next: Заголовки почтовых рассылок, Previous: GoVPN, secure censorship resistant VPN daemon history and implementation decisions, Up: Articles

Написание хороших писем ¶

Вы собираетесь пойти на работу в тренировочных штанах? Ваше распечатанное резюме будет содержать исправления от руки? Если вы на эти вопросы ответили отрицательно, то наверное вы также хотели бы писать профессиональные качественные email-ы. Окружение общества Интернет пользователей в этом плане очень строгое и стойкое. Здесь предоставлю небольшие рекомендации чтобы ваши письма были хотя бы на каком-то уровне.

Цитирование: Общее правило: никогда не цитируйте полностью все письмо. Цитируйте только нужные части. Используйте inline метод цитирования (когда все письмо разбивается на несколько смысловых частей и ответ даётся под цитатой каждого). Урезайте цитируемое сообщение если это возможно.
Тема: Выбирайте нормальные что-то значащие темы сообщения. "Email", "Помогите", "Привет", или "Вопросы" далеко не самые лучшие темы сообщения. Если тема обсуждения в процессе общения изменилась – смените и тему письме. Если тем становится несколько – создайте два письма с разными темами.
Длина строки сообщения: Она должна быть где-то около 72 символов. 70, 74 или даже 76 – ничего конечно же страшного, но большинство пользователей будут крайне недовольны если это будет больше. Email это не Web – оно всегда было ориентировано, затачивалось под стандартные терминалы и принтеры, где происходит работы с простым текстом. Читать длинные строки и бегать глазами по экрану – крайне неудобно, поэтому во вногих системах максимальная длина отображаемых символов равна 80 символам.
Подпись: Делайте её маленькой и простой. Подписи длиной больше пяти строк лучше не делать. Подпись отделяется от письма на отдельной строке двойным дефисом и пробелом (-- ). Эта последовательность уже больше тридцати или сорока лет используется во всех почтовых клиентах и серверах. Другие неприемлемы.
Почтовые рассылки: Отвечайте вашему собеседнику только в рассылку. Не надо отправлять копию письма ещё и лично ему (то есть использовать поле Cc (carboon-copy)). Получатель может получить два одинаковых письма, что вряд ли ему понравится.
Перенаправление писем (forwarding): Старайтесь давать краткое пояснение к тому что перенаправляете. Это также может сделать получателя недовольным как и глупая тема сообщения.
HTML в письмах: Не используйте его. Он был создан исключительно только для Web-а и никакого отношения к email не имеет ни технически, ни как-то ещё. Это лишнее увеличение в пустую сообщения и невозможность большинству почтовых клиентов отобразить его. Кроме того, HTML может нести массу больших опасностей в виде злоумышленного JavaScript, ActiveX, Flash, Java кода.

О top/bottom/inline-postingе

Есть три варианта ответов на цитируемое сообщение:

Top-posting

Ответ идёт в самом начале письма, до цитаты. Пример:

Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо

> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar

Bottom-posting

Ответ идёт в конце письма, после цитаты. Пример:

> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar

Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо

Inline-posting

Ответ идёт после цитируемых логически разбитых частей сообщения. Пример:

> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
Яга-баба

> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar

Бла бла бла

Применять нужно исключительно только последний вариант ответа, то есть inline-posting. Если логических/смысловых частей сообщения не больше одного, то, по сути, это конечно просто навсего bottom-posting. И таких сообщений большинство всегда встречается – поэтому bottom-posting обычно не выделяют и не различают. Если же тем письма несколько – стоит подумать не разбить ли его на два письма с соответствующими смыслами.

Почему top-posting категорически должен избегаться и не использоваться?

Он делает все сообщения непонятными, неразумными. Обычно ответ дают на то, что уже сказано. То есть человек читает о том, что кто-то что-то сказал – а затем он читает ответ другого кого-то на это. Top-posting делает полную ахинею для людей которые обычно читают сверху вниз – сначала он читает ответ, а потом уже дальше осознает а на что же ему дали ответ.
Почты может быть даже от одного человека очень много и постоянно помнить на что же кто-то должен прислать ответ – нереально. А когда речь идёт о почтовых рассылках? Top-posting полностью убивает возможность понять о чем же идёт речь – лишь только долго и кропотливо бегая по сообщениям.
Top-posting делает невозможным нормальный удобный ответ на письмо. Можно вставить ответ на цитату самого этого top-postingа, однако если цитируемых сообщений (необходимых для вставки) было намного больше? То есть это выглядело бы примерно так:
```
>часть 1 ответа на ответ на сообщение

Ответ на часть 1 на ответ на сообщение

>часть 2 ответа на ответ на сообщение
>
>> ответ на сообщение
>>> сообщение

Ответ на часть 2 на ответ на сообщение
```

Несколько небольших советов

Старайтесь не посылать большие вложения вместе с письмами. Используйте сторонние, более приспособленные для передачи больших объёмов информации, сервисы и пришлите ссылку на них, либо распространите файлы через BitTorrent, приложив torrent файл. Есть несколько причин, почему так лучше не делать.
- Если вложение не является текстом (7-битный ASCII текст, возможно с небольшим количеством 8-битных символов), то этот пункт можно пропустить. Иначе, все двоичные данные (русский текст тоже к ним относится) кодируются в Base64 кодировку, что приводит к увеличению его размера примерно на треть. Вместо трёх мегабайт, вы пошлёте четыре. Применяя более приспособленные для этого методы доставки файлов, такие как по HTTP или FTP протоколам – вы это избежите.
- Далеко не всегда у всех будет под рукой Интернет с большой скоростью и малой ценой доступа. Как правило, почтовые клиенты настроены для того чтобы при подключении к серверу скачать всю новую почту, что может привести к нежелательным последствиям для удобства и денежного счета получателя. Передаваемая ссылка внутри письма может быть использована в любое удобное для пользователя время.
- Так как почтовые сервисы представляют из себя достаточно большие цепочки связанных SMTP-серверов, то каждое сообщение проходит довольно длинный путь. На каждом сервере, как правило, сохраняется проходящая через него почта. Это приводит к многократному дублированию больших объёмов данных. Крайне заметно это когда письма с вложениями отправляются в почтовые рассылки – где рост продублированных данных идёт в геометрической прогрессии.
Сама по себе природа email – крайне небезопасная. В том плане, что вся передаваемая информация почти всегда передаётся и сохраняется на большом количестве серверов в открытом, не зашифрованном, не защищённом виде. Никогда не передавайте важные данные без использования специального программного обеспечения, такого как PGP.
При пересылке (forwarding) или ответе на сообщения, не меняйте порядок или сами слова. Только с разрешения самого автора.
Следите за полем Cc (carboon-copy). Не включайте туда лиц, когда общение уже перешло в разряд один-на-один.
Учитывайте, что люди с которыми вы общаетесь могут находится на другом конце земного шара. Не ждите моментального ответа – возможно получатель давно уже спит.
Используйте смешанный регистр букв. ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ КОГДА ВЫ ХОТИТЕ ПОКАЗАТЬ ЧТО КРИЧИТЕ!
Используйте символы для эмоционального выделения слов.