Написание хороших писем
Вы собираетесь пойти на работу в тренировочных штанах? Ваше
распечатанное резюме будет содержать исправления от руки? Если вы на эти
вопросы ответили отрицательно, то наверное вы также хотели бы писать
профессиональные качественные email-ы. Окружение общества Интернет
пользователей в этом плане очень строгое и стойкое. Здесь предоставлю
небольшие рекомендации чтобы ваши письма были хотя бы на каком-то
уровне.
* Цитирование
Общее правило: никогда не цитируйте полностью все
письмо. Цитируйте только нужные части. Используйте inline метод
цитирования (когда все письмо разбивается на несколько смысловых
частей и ответ даётся под цитатой каждого). Урезайте цитируемое
сообщение если это возможно.
* Тема
Выбирайте нормальные что-то значащие темы сообщения. "Email",
"Помогите", "Привет", или "Вопросы" далеко не самые лучшие темы
сообщения. Если тема обсуждения в процессе общения изменилась --
смените и тему письме. Если тем становится несколько -- создайте два
письма с разными темами.
* Длина строки сообщения
Она должна быть где-то около 72 символов.
70, 74 или даже 76 -- ничего конечно же страшного, но большинство
пользователей будут крайне недовольны если это будет больше. Email это
не Web -- оно всегда было ориентировано, затачивалось под стандартные
терминалы и принтеры, где происходит работы с простым текстом. Читать
длинные строки и бегать глазами по экрану -- крайне неудобно, поэтому во
вногих системах максимальная длина отображаемых символов равна 80
символам.
* Подпись
Делайте её маленькой и простой. Подписи длиной больше пяти строк лучше
не делать. Подпись отделяется от письма на отдельной строке двойным
дефисом и пробелом ("-- "). Эта последовательность уже больше
тридцати или сорока лет используется во всех почтовых клиентах и
серверах. Другие неприемлемы.
* Почтовые рассылки
Отвечайте вашему собеседнику только в рассылку. Не надо отправлять копию
письма ещё и лично ему (то есть использовать поле Cc (carboon-copy)).
Получатель может получить два одинаковых письма, что вряд ли ему понравится.
* Перенаправление писем (forwarding)
Старайтесь давать краткое пояснение к тому что перенаправляете. Это
также может сделать получателя недовольным как и глупая тема сообщения.
* HTML в письмах
Не используйте его. Он был создан исключительно
только для Web-а и никакого отношения к email не имеет ни технически,
ни как-то ещё. Это лишнее увеличение в пустую сообщения и
невозможность большинству почтовых клиентов отобразить его. Кроме
того, HTML может нести массу больших опасностей в виде злоумышленного
JavaScript, ActiveX, Flash, Java кода.
О top/bottom/inline-postingе
============================
Есть три варианта ответов на цитируемое сообщение:
* Top-posting
Ответ идёт в самом начале письма, до цитаты. Пример:
Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо
> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar
* Bottom-posting
Ответ идёт в конце письма, после цитаты. Пример:
> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar
Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо
* Inline-posting
Ответ идёт после цитируемых логически разбитых частей сообщения. Пример:
> бла бла бла яга
> бла бла бла foo
Яга-баба
> бла бла бла foobar
> бла бла бла bar
Бла бла бла
Применять нужно исключительно только последний вариант ответа, то есть
inline-posting. Если логических/смысловых частей сообщения не больше
одного, то, по сути, это конечно просто навсего bottom-posting. И таких
сообщений большинство всегда встречается -- поэтому bottom-posting
обычно не выделяют и не различают. Если же тем письма несколько -- стоит
подумать не разбить ли его на два письма с соответствующими смыслами.
Почему top-posting категорически должен избегаться и не использоваться?
* Он делает все сообщения непонятными, неразумными. Обычно ответ дают на то,
что уже сказано. То есть человек читает о том, что кто-то что-то сказал -- а
затем он читает ответ другого кого-то на это. Top-posting делает полную
ахинею для людей которые обычно читают сверху вниз -- сначала он читает
ответ, а потом уже дальше осознает а на что же ему дали ответ.
* Почты может быть даже от одного человека очень много и постоянно помнить на
что же кто-то должен прислать ответ -- нереально. А когда речь идёт о
почтовых рассылках? Top-posting полностью убивает возможность понять о чем же
идёт речь -- лишь только долго и кропотливо бегая по сообщениям.
* Top-posting делает невозможным нормальный удобный ответ на письмо. Можно
вставить ответ на цитату самого этого top-postingа, однако если цитируемых
сообщений (необходимых для вставки) было намного больше? То есть это
выглядело бы примерно так:
>часть 1 ответа на ответ на сообщение
Ответ на часть 1 на ответ на сообщение
>часть 2 ответа на ответ на сообщение
>
>> ответ на сообщение
>>> сообщение
Ответ на часть 2 на ответ на сообщение
Несколько небольших советов
===========================
* Старайтесь не посылать большие вложения вместе с письмами. Используйте
сторонние, более приспособленные для передачи больших объёмов информации,
сервисы и пришлите ссылку на них, либо распространите файлы через BitTorrent,
приложив torrent файл. Есть несколько причин, почему так лучше не делать.
* Если вложение не является текстом (7-битный ASCII текст, возможно с
небольшим количеством 8-битных символов), то этот пункт можно пропустить.
Иначе, все двоичные данные (русский текст тоже к ним относится)
кодируются в Base64 кодировку, что приводит к увеличению его размера
примерно на треть. Вместо трёх мегабайт, вы пошлёте четыре. Применяя
более приспособленные для этого методы доставки файлов, такие как по HTTP
или FTP протоколам -- вы это избежите.
* Далеко не всегда у всех будет под рукой Интернет с большой скоростью и
малой ценой доступа. Как правило, почтовые клиенты настроены для того
чтобы при подключении к серверу скачать всю новую почту, что может
привести к нежелательным последствиям для удобства и денежного счета
получателя. Передаваемая ссылка внутри письма может быть использована в
любое удобное для пользователя время.
* Так как почтовые сервисы представляют из себя достаточно большие цепочки
связанных SMTP-серверов, то каждое сообщение проходит довольно длинный
путь. На каждом сервере, как правило, сохраняется проходящая через него
почта. Это приводит к многократному дублированию больших объёмов данных.
Крайне заметно это когда письма с вложениями отправляются в почтовые
рассылки -- где рост продублированных данных идёт в геометрической
прогрессии.
* Сама по себе природа email -- крайне небезопасная. В том плане, что вся
передаваемая информация почти всегда передаётся и сохраняется на большом
количестве серверов в открытом, не зашифрованном, не защищённом виде. Никогда
не передавайте важные данные без использования специального программного
обеспечения, такого как PGP.
* При пересылке (forwarding) или ответе на сообщения, не меняйте порядок или
сами слова. Только с разрешения самого автора.
* Следите за полем Cc (carboon-copy). Не включайте туда лиц, когда
общение уже перешло в разряд один-на-один.
* Учитывайте, что люди с которыми вы общаетесь могут находится на другом конце
земного шара. Не ждите моментального ответа -- возможно получатель давно уже
спит.
* Используйте смешанный регистр букв. ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ КОГДА ВЫ
ХОТИТЕ ПОКАЗАТЬ ЧТО КРИЧИТЕ!
* Используйте символы для эмоционального выделения слов.
© Сергей Матвеев