Написание хороших писем

Вы собираетесь пойти на работу в тренировочных штанах? Ваше
распечатанное резюме будет содержать исправления от руки? Если вы на эти
вопросы ответили отрицательно, то наверное вы также хотели бы писать
профессиональные качественные email-ы. Окружение общества Интернет
пользователей в этом плане очень строгое и стойкое. Здесь предоставлю
небольшие рекомендации чтобы ваши письма были хотя бы на каком-то
уровне.

* Цитирование
Общее правило: никогда не цитируйте полностью все
письмо. Цитируйте только нужные части. Используйте inline метод
цитирования (когда все письмо разбивается на несколько смысловых
частей и ответ даётся под цитатой каждого). Урезайте цитируемое
сообщение если это возможно.

* Тема
Выбирайте нормальные что-то значащие темы сообщения. "Email",
"Помогите", "Привет", или "Вопросы" далеко не самые лучшие темы
сообщения. Если тема обсуждения в процессе общения изменилась --
смените и тему письме. Если тем становится несколько -- создайте два
письма с разными темами.

* Длина строки сообщения
Она должна быть где-то около 72 символов.
70, 74 или даже 76 -- ничего конечно же страшного, но большинство
пользователей будут крайне недовольны если это будет больше. Email это
не Web -- оно всегда было ориентировано, затачивалось под стандартные
терминалы и принтеры, где происходит работы с простым текстом. Читать
длинные строки и бегать глазами по экрану -- крайне неудобно, поэтому во
вногих системах максимальная длина отображаемых символов равна 80
символам.

* Подпись
Делайте её маленькой и простой. Подписи длиной больше пяти строк лучше
не делать. Подпись отделяется от письма на отдельной строке двойным
дефисом и пробелом ("-- "). Эта последовательность уже больше
тридцати или сорока лет используется во всех почтовых клиентах и
серверах. Другие неприемлемы.

* Почтовые рассылки
Отвечайте вашему собеседнику только в рассылку. Не надо отправлять копию
письма ещё и лично ему (то есть использовать поле Cc (carboon-copy)).
Получатель может получить два одинаковых письма, что вряд ли ему понравится.

* Перенаправление писем (forwarding)
Старайтесь давать краткое пояснение к тому что перенаправляете. Это
также может сделать получателя недовольным как и глупая тема сообщения.

* HTML в письмах
Не используйте его. Он был создан исключительно
только для Web-а и никакого отношения к email не имеет ни технически,
ни как-то ещё. Это лишнее увеличение в пустую сообщения и
невозможность большинству почтовых клиентов отобразить его. Кроме
того, HTML может нести массу больших опасностей в виде злоумышленного
JavaScript, ActiveX, Flash, Java кода.

О top/bottom/inline-postingе
============================

Есть три варианта ответов на цитируемое сообщение:

* Top-posting
Ответ идёт в самом начале письма, до цитаты. Пример:

    Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо

    > бла бла бла яга
    > бла бла бла foo
    > бла бла бла foobar
    > бла бла бла bar

* Bottom-posting
Ответ идёт в конце письма, после цитаты. Пример:

    > бла бла бла яга
    > бла бла бла foo
    > бла бла бла foobar
    > бла бла бла bar

    Здесь расположен мой ответ на цитируемое письмо

* Inline-posting
Ответ идёт после цитируемых логически разбитых частей сообщения. Пример:

    > бла бла бла яга
    > бла бла бла foo
    Яга-баба

    > бла бла бла foobar
    > бла бла бла bar

    Бла бла бла

Применять нужно исключительно только последний вариант ответа, то есть
inline-posting. Если логических/смысловых частей сообщения не больше
одного, то, по сути, это конечно просто навсего bottom-posting. И таких
сообщений большинство всегда встречается -- поэтому bottom-posting
обычно не выделяют и не различают. Если же тем письма несколько -- стоит
подумать не разбить ли его на два письма с соответствующими смыслами.

Почему top-posting категорически должен избегаться и не использоваться?

* Он делает все сообщения непонятными, неразумными. Обычно ответ дают на то,
  что уже сказано. То есть человек читает о том, что кто-то что-то сказал -- а
  затем он читает ответ другого кого-то на это. Top-posting делает полную
  ахинею для людей которые обычно читают сверху вниз -- сначала он читает
  ответ, а потом уже дальше осознает а на что же ему дали ответ.

* Почты может быть даже от одного человека очень много и постоянно помнить на
  что же кто-то должен прислать ответ -- нереально. А когда речь идёт о
  почтовых рассылках? Top-posting полностью убивает возможность понять о чем же
  идёт речь -- лишь только долго и кропотливо бегая по сообщениям.

* Top-posting делает невозможным нормальный удобный ответ на письмо. Можно
  вставить ответ на цитату самого этого top-postingа, однако если цитируемых
  сообщений (необходимых для вставки) было намного больше? То есть это
  выглядело бы примерно так:

    >часть 1 ответа на ответ на сообщение

    Ответ на часть 1 на ответ на сообщение

    >часть 2 ответа на ответ на сообщение
    >
    >> ответ на сообщение
    >>> сообщение

    Ответ на часть 2 на ответ на сообщение

Несколько небольших советов
===========================

* Старайтесь не посылать большие вложения вместе с письмами. Используйте
  сторонние, более приспособленные для передачи больших объёмов информации,
  сервисы и пришлите ссылку на них, либо распространите файлы через BitTorrent,
  приложив torrent файл. Есть несколько причин, почему так лучше не делать.

    * Если вложение не является текстом (7-битный ASCII текст, возможно с
      небольшим количеством 8-битных символов), то этот пункт можно пропустить.
      Иначе, все двоичные данные (русский текст тоже к ним относится)
      кодируются в Base64 кодировку, что приводит к увеличению его размера
      примерно на треть. Вместо трёх мегабайт, вы пошлёте четыре. Применяя
      более приспособленные для этого методы доставки файлов, такие как по HTTP
      или FTP протоколам -- вы это избежите.
    * Далеко не всегда у всех будет под рукой Интернет с большой скоростью и
      малой ценой доступа. Как правило, почтовые клиенты настроены для того
      чтобы при подключении к серверу скачать всю новую почту, что может
      привести к нежелательным последствиям для удобства и денежного счета
      получателя. Передаваемая ссылка внутри письма может быть использована в
      любое удобное для пользователя время.
    * Так как почтовые сервисы представляют из себя достаточно большие цепочки
      связанных SMTP-серверов, то каждое сообщение проходит довольно длинный
      путь. На каждом сервере, как правило, сохраняется проходящая через него
      почта. Это приводит к многократному дублированию больших объёмов данных.
      Крайне заметно это когда письма с вложениями отправляются в почтовые
      рассылки -- где рост продублированных данных идёт в геометрической
      прогрессии.

* Сама по себе природа email -- крайне небезопасная. В том плане, что вся
  передаваемая информация почти всегда передаётся и сохраняется на большом
  количестве серверов в открытом, не зашифрованном, не защищённом виде. Никогда
  не передавайте важные данные без использования специального программного
  обеспечения, такого как PGP.
* При пересылке (forwarding) или ответе на сообщения, не меняйте порядок или
  сами слова. Только с разрешения самого автора.
* Следите за полем Cc (carboon-copy). Не включайте туда лиц, когда
  общение уже перешло в разряд один-на-один.
* Учитывайте, что люди с которыми вы общаетесь могут находится на другом конце
  земного шара. Не ждите моментального ответа -- возможно получатель давно уже
  спит.
* Используйте смешанный регистр букв. ЗАГЛАВНЫЕ БУКВЫ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ КОГДА ВЫ
  ХОТИТЕ ПОКАЗАТЬ ЧТО КРИЧИТЕ!
* Используйте символы для эмоционального выделения слов.

© Сергей Матвеев